Outlook Termine erstellen mit DirectSmile Cross Media

Sie haben in einer Kampagne Ihre Kunden zu einer bevorstehenden Messe oder zu einem Seminar eingeladen, vielleicht sogar feste Gesprächstermine vereinbart. Nun stellt sich Ihnen die Frage, wie bekommt man die Termine aus der Cross Media Datenbank in den Outlook-Kalender.

Dafür gibt es im DirectSmile Cross Media einen Handler der Ihnen eine *.ics Datei aus den Informationen der Datenbank zusammenbaut und als Link zur Verfügung stellt. Klickt man auf den Link wird die Datei zum Öffnen angeboten. Nach dem Öffnen der Datei wird der Termin in den persönlichen Kalender von MS Outlook eingetragen.

Beispiel-Link:
http://dsmx2.directsmile.de/getvcf.ashx?date=01/02/2012&h=9:00h&hs=33&s=Training:+Cross-Media&d=Cross+Media+Training,+Mr.+Fechner&l=Berlin;+Alt-Moabit+60

Zur Veranschaulichung habe ich eine kleine Beispielkampagne gebaut, in der durch die Eingabefelder alle Termininformationen abgefragt werden. Nach dem Klick auf “create appointment” wird ein Link bereitgestellt, der die ics Datei für den Outlook Kalender bereithält.

zur Beispielkampagne

Wie funktioniert das Ganze?

Sie platzieren ein Link-Item im Cross Media Designer und wechseln zu “External” Link.

image

Die URL muss wie folgt aufgebaut sein:

http://your-server.com/getvcf.ashx?[Parameter]

Parameter:

Parameter Beschreibung
date= Datum in amerikanischem Format mm/dd/yyyy
&h= Startzeit in hh:mm
&hs= Dauer in h (Eingabe als Dezimalzahl möglich, also 2.5 für zweieinhalb Stunden)
&s= Titel/Betreff
&d= Beschreibung
&l= Ort

image

Diese Werte können auch für jeden Kunden variabel aus der Datenbank ausgelesen werden. Dafür ist es wichtig, dass die Werte das korrekte Format haben (siehe Tabelle oben). In unserem Beispiel benutze ich folgende Datenbankspalten:

Werte:

Werte Beschreibung
[[Date]] für das Datum
[[Time]] Beginn Termins
[[Duration]] Dauer des Termins
[[Subject]] Titel/Betreff
[[Description]] Beschreibung
[[Location]] Ort

Dadurch ergibt sich folgende URL:

http://your-server.com/getvcf.ashx?date=[[Date]]&h=[[Time]]&hs=[[Duration]]&s=[[Subject]]&d=[[Description]]&l=[[Location]]

Hinweis: Bei Kombinationen von festem Text und Datenbankvariablen müssen Leerzeichen durch ein “+” Zeichen ersetzt werden, z.B.:

&s=Meeting+[[Subject]]

http://your-server.com/getvcf.ashx?date=[[Date]]&h=[[Time]]&hs=[[Duration]]&s=Meeting+[[Subject]]&d=[[Description]]&l=[[Location]]
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